Privacyverklaring

LISA B.V., handelend onder de namen KNLTB.Club en LISA Tennis (hierna: “LISA”, “wij” of “ons”), hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke grondslag en welke rechten u daarbij heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de diensten die LISA levert onder de handelsnaam KNLTB.Club, te weten het ledenadministratiepakket KNLTB.Club, de ClubApp, de ClubWebsite en het afhangbord (gezamenlijk: de “Diensten” ), alsmede op de website knltb.club.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna: “AVG”) en de Uitvoeringswet AVG.

Onze gegevens zijn:

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor alle vragen, verzoeken en klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u terecht bij ons privacycontact: privacy@knltb.club . Voor overige vragen over de Diensten kunt u het algemene supportadres gebruiken.

Bij het gebruik van de Diensten zijn twee rollen te onderscheiden. Welke rol wij vervullen bepaalt bij wie u terecht kunt met vragen en verzoeken over uw gegevens.

LISA als verwerker. Voor de gegevens die uw vereniging in de Diensten vastlegt — zoals uw lidmaatschapsgegevens, contactgegevens, pasfoto, baanreserveringen en contributiegegevens — is uw vereniging de verwerkingsverantwoordelijke . Uw vereniging bepaalt welke gegevens worden vastgelegd en hoe lang deze bewaard blijven. LISA verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens instructie van uw vereniging, op basis van een verwerkersovereenkomst. Verzoeken over deze gegevens richt u aan de ledenadministratie van uw vereniging; wij verwijzen u daar zo nodig naar door.

LISA als verwerkingsverantwoordelijke. Voor een beperkt aantal verwerkingen bepalen wij zelf doel en middelen en zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Het gaat om: de contactgegevens van bestuurders en beheerders van verenigingen, onze klant- en facturatieadministratie, onze supportcommunicatie, onze nieuwsbrief, en de gegevens die wij verzamelen via onze website en voor het beveiligen en verbeteren van de Diensten.

Waar in deze verklaring wordt gesproken over “wij verwerken”, ziet dat op beide rollen. Waar het verschil van belang is, wordt dat uitdrukkelijk vermeld.

Afhankelijk van uw rol en het gebruik van de Diensten verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

Wanneer u via een deep-link in uw eigen profiel terechtkomt, kunt u uw gegevens en digitale foto zelf aanvullen of corrigeren indien deze onvolledig of onjuist zijn.

Wij streven ernaar geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG te verwerken. Indien uw vereniging in vrije tekstvelden toch dergelijke gegevens vastlegt, is uw vereniging daarvoor verantwoordelijk.

Wij ontvangen persoonsgegevens uit de volgende bronnen:

• van u rechtstreeks, wanneer u de Diensten gebruikt, uw profiel bijwerkt, contact met ons opneemt of zich inschrijft voor onze nieuwsbrief;
• van uw vereniging, die uw gegevens vastlegt in het kader van uw lidmaatschap;
• van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB), voor zover gegevens worden uitgewisseld ten behoeve van het bondslidmaatschap en de daaraan verbonden competities en toernooien.

Voor de gegevensuitwisseling met de KNLTB gelden daarnaast het privacybeleid en de reglementen van de KNLTB.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• het beschikbaar stellen, uitvoeren en onderhouden van de Diensten;
• het voeren van de leden-, contributie- en financiële administratie van de vereniging;
• het faciliteren van baanreserveringen, het afhangbord en de digitale ledenpas;
• het onderling communiceren binnen de vereniging en het informeren van leden, waaronder het verzenden van pushnotificaties via de ClubApp;
• het informeren van verenigingen over wijzigingen in en het gebruik van de Diensten;
• het behandelen van en communiceren over vragen, reacties en klachten;
• het verbeteren, beveiligen en optimaliseren van de Diensten, waaronder foutopsporing en gebruiksstatistieken;
• het verzenden van nieuwsbrieven, indien u zich daarvoor heeft ingeschreven of wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplichten.

Wij verwerken uw persoonsgegevens niet voor andere dan de in 6.1 genoemde doeleinden, tenzij u daarvoor voorafgaande toestemming heeft gegeven of wij daartoe verplicht zijn op grond van de wet, gedrags- en beroepsregels of een rechterlijk bevel.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een van de volgende grondslagen uit artikel 6 AVG:

Voor de verwerkingen waarvoor uw vereniging verwerkingsverantwoordelijke is (artikel 3.2), bepaalt uw vereniging de grondslag.

De ClubApp biedt de mogelijkheid de digitale ledenpas te beveiligen met de biometrische ontgrendeling van uw toestel (zoals Face ID of Touch ID op iOS, of biometrische ontgrendeling op Android).

Deze verificatie vindt volledig plaats op uw eigen toestel. Er worden geen biometrische gegevens, foto- of gezichtskenmerken vastgelegd, verwerkt of opgeslagen binnen KNLTB.Club of op onze servers. Wij ontvangen uitsluitend de uitkomst van de verificatie (geslaagd of niet geslaagd).

Het gebruik van deze functie is optioneel. U kunt de digitale ledenpas ook zonder biometrische ontgrendeling gebruiken.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden en verstrekken deze uitsluitend indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Voor operationele en technische doeleinden schakelen wij dienstverleners in die als verwerker voor ons optreden. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin afspraken zijn vastgelegd over vertrouwelijkheid, beveiliging en bewaartermijnen (artikel 28 AVG). Het betreft op dit moment:

Mollie B.V. treedt bij de afhandeling van betalingen deels op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, omdat zij als betaaldienstverlener eigen wettelijke verplichtingen heeft op grond van onder meer de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Op die verwerkingen is het privacybeleid van Mollie van toepassing.

Deze lijst wordt periodiek geactualiseerd. Een actueel overzicht van onze verwerkers en subverwerkers is op verzoek beschikbaar en maakt onderdeel uit van de verwerkersovereenkomst met uw vereniging.

Optionele koppelingen. De Diensten bieden daarnaast koppelingen met diensten van derden die uw vereniging zelf kan activeren, waaronder Mailchimp (e-mailmarketing) en Dropbox (bestandsopslag). Deze diensten bieden wij niet zelf aan; uw vereniging sluit daarvoor een eigen overeenkomst met de betreffende aanbieder, waarbij wij geen partij zijn. Dit staat los van het gebruik van Mailchimp voor onze eigen nieuwsbrieven zoals genoemd in artikel 9.2; daarvoor is uw vereniging geen contractspartij.

Besluit uw vereniging een koppeling te activeren, dan bepaalt uw vereniging welke gegevens worden doorgegeven en is uw vereniging als verwerkingsverantwoordelijke zelf verantwoordelijk voor het sluiten van een verwerkersovereenkomst met die aanbieder, voor de grondslag van de doorgifte en voor de informatievoorziening aan haar leden. Op de verwerking door die aanbieder is diens eigen privacybeleid van toepassing. Onze rol beperkt zich tot het technisch beschikbaar stellen en uitvoeren van de koppeling in opdracht van uw vereniging.

Mailchimp komt in beide overzichten voor, in twee verschillende rollen. Wij gebruiken Mailchimp als verwerker voor onze eigen nieuwsbrieven aan klanten en contactpersonen van verenigingen (artikel 9.2). Daarnaast kan uw vereniging een eigen Mailchimp-account koppelen voor haar eigen mailings aan leden; op die verwerking is artikel 9.6 van toepassing.

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken en op te slaan. De gegevens in de Diensten worden gehost op Microsoft Azure in de regio West Europe (Nederland). Betalingen worden verwerkt door Mollie B.V., gevestigd in Amsterdam. De opslag van deze gegevens vindt daarmee plaats binnen de EER.

Een aantal van de in artikel 9.2 genoemde dienstverleners is gevestigd in of heeft toegang vanuit de Verenigde Staten. Voor zover daarbij persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit uitsluitend op basis van een passend beschermingsniveau als bedoeld in hoofdstuk V AVG, te weten:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU-U.S. Data Privacy Framework voor daaronder gecertificeerde partijen; of
• door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), aangevuld met aanvullende waarborgen waar nodig.

U kunt bij ons een overzicht opvragen van de doorgiften buiten de EER en de daarbij gehanteerde waarborgen.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in artikel 6 omschreven doeleinden, tenzij een wettelijke bewaarplicht tot langere bewaring verplicht.

Wij hanteren de volgende richttermijnen:

Na afloop van het actieve lidmaatschap is uw vereniging als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor het verwijderen of anonimiseren van uw gegevens en digitale foto in KNLTB.Club. U kunt bij de ledenadministratie van uw vereniging navraag doen naar de status van uw gegevens.

Bij beëindiging van de overeenkomst tussen LISA en uw vereniging worden de gegevens conform de verwerkersovereenkomst binnen de daarin overeengekomen termijn verwijderd of teruggegeven.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om onbevoegde toegang tot, verlies van en onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens te voorkomen (artikel 32 AVG).

Deze maatregelen omvatten onder meer:

• versleuteling van gegevens tijdens opslag en tijdens transport tussen uw apparaat en onze servers (TLS);
• toegangsbeheer op basis van rollen en rechten, met het principe van minimale toegang;
• logging en monitoring van toegang tot systemen;
• periodieke back-ups en een herstelprocedure;
• geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers en ingeschakelde derden;
• periodieke beoordeling en waar nodig aanscherping van deze maatregelen.

Indien zich onverhoopt een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, informeren wij uw vereniging onverwijld, zodat zij kan beoordelen of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen is vereist. Waar wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn, doen wij die melding zelf.

Op onze website en in de Diensten maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technieken, waaronder software-ontwikkelkits (SDK’s) in de apps zoals Google Firebase. Wij onderscheiden functionele en noodzakelijke cookies en technieken, die nodig zijn om de website en de Diensten te laten werken en te beveiligen, en analytische en statistische cookies en technieken.

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf uw toestemming. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op onze website.

Een volledig overzicht van de gebruikte cookies, hun doel en hun bewaartermijn vindt u in onze cookieverklaring op onze website.

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

Voor zover de verwerking berust op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. Intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking onverlet.

Wilt u een beroep doen op een van deze rechten, dan kunt u contact opnemen via privacy@knltb.club . Wij streven ernaar uw verzoek binnen 5 tot 10 werkdagen af te handelen en reageren in ieder geval binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; wij informeren u daarover tijdig.

Betreft uw verzoek gegevens waarvoor uw vereniging verwerkingsverantwoordelijke is (artikel 3.2), dan verwijzen wij u door naar de ledenadministratie van uw vereniging en ondersteunen wij uw vereniging bij de afhandeling.

Ter voorkoming van misbruik kunnen wij u vragen zich te identificeren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via privacy@knltb.club . Wij gaan graag met u in gesprek om tot een oplossing te komen.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens , de toezichthoudende autoriteit in Nederland (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl ).

De Diensten en onze website kunnen links of koppelingen bevatten naar websites, applicaties of diensten van derden, waaronder sponsoren, betaaldienstverleners en de KNLTB.

Deze derden kunnen op hun eigen websites informatie over u verzamelen. LISA is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites en de handelingen van deze derden. Wij raden u aan kennis te nemen van hun privacybeleid.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde wet- en regelgeving. De meest actuele versie is altijd te raadplegen op knltb.club/privacyverklaring.

Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij verenigingen en gebruikers hierover actief via de Diensten of per e-mail.

Heeft u vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via privacy@knltb.club of 085 – 00 133 64 .

Deze privacyverklaring is versie 3.0 en is vastgesteld op 7 augustus 2026 . Zij vervangt versie 2.1 van 12 januari 2023.